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以下是:湖南長(zhǎng)沙文昌市ISO9001質(zhì)量認(rèn)證審核不長(zhǎng)的圖文介紹



步:質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)力調(diào)查與評(píng)估 企業(yè)的顧客在哪里,質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)能力如何;這是貫徹ISO/TS16949依然要做的步,而且必須是正確地做。 在這一步的進(jìn)程中,重點(diǎn)是要理解質(zhì)量經(jīng)營(yíng)的概念與原理;并用SWOT分析法進(jìn)行企業(yè)質(zhì)量管理體系的評(píng)估。 第二步:質(zhì)量差距與原因 評(píng)估出顧客的需求與期望,比對(duì)企業(yè)實(shí)際的質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)力;得出企業(yè)的差距。要用因素分析法,指導(dǎo)企業(yè)查找差距的原因;并用相關(guān)的管理方法彌補(bǔ)一些暫時(shí)性的技術(shù)差距。對(duì)管理、湖南長(zhǎng)沙本地觀念等軟件方面的差距,實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)改進(jìn)。 在這一步的進(jìn)程中,主要是了解現(xiàn)代化管理方法和現(xiàn)代信息的功能作用;能用差距目標(biāo)管理法快速企業(yè)的系統(tǒng)管理。 第三步:體系評(píng)估 企業(yè)能進(jìn)行實(shí)際質(zhì)量經(jīng)營(yíng)狀況的評(píng)估,確定企業(yè)體系與經(jīng)營(yíng)對(duì)應(yīng)的一致;突出工作效率在經(jīng)營(yíng)中的保證作用。 在這一步的進(jìn)程中,以組織機(jī)構(gòu)、湖南長(zhǎng)沙本地機(jī)制為重點(diǎn);系統(tǒng)學(xué)習(xí)ISO9000認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中質(zhì)量管理體系的功能性原理與概念。 第四步:用ISO9000夯實(shí)管理體系與基礎(chǔ) 不要以為通過了ISO9001體系,企業(yè)的管理體系就健全了;實(shí)際相當(dāng)多的企業(yè)是形式主義的通過,所以所有企業(yè)全部都要返工。 用ISO9000標(biāo)準(zhǔn)來健全企業(yè)的質(zhì)量管理體系,實(shí)際上是拾遺補(bǔ)缺的方法來健全自己的體系;根本不是重新建立一個(gè)新體系。 第五步:對(duì)五個(gè)專業(yè)子體系進(jìn)行 IATF/TS16949是ISO9000標(biāo)準(zhǔn)在一個(gè)特定行業(yè)的深入,結(jié)合該行業(yè)的特點(diǎn),整合了相關(guān)的多個(gè)標(biāo)準(zhǔn),賦予了更多新的內(nèi)容。它主要增加的內(nèi)容有MSA(測(cè)量系統(tǒng)分析)、湖南長(zhǎng)沙本地PPAP(生產(chǎn)件批準(zhǔn)程序)、湖南長(zhǎng)沙本地SPC(統(tǒng)計(jì)過程控制)、湖南長(zhǎng)沙本地FMEA(失效模式與后果分析)、湖南長(zhǎng)沙本地APQP&CP(產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃及控制計(jì)劃)。所以在實(shí)施中,要突出五個(gè)專業(yè)子體系的: 1、湖南長(zhǎng)沙本地產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃與控制體系(用企業(yè)實(shí)際語言描述); 2、湖南長(zhǎng)沙本地潛在失效模式與后果分析體系(用企業(yè)實(shí)際語言描述); 3、湖南長(zhǎng)沙本地測(cè)量系統(tǒng)分析與控制體系(按企業(yè)實(shí)際描述與講述); 4、湖南長(zhǎng)沙本地統(tǒng)計(jì)過程控制體系(按企業(yè)實(shí)際描述與講述); 5、湖南長(zhǎng)沙本地生產(chǎn)件批準(zhǔn)體系(用企業(yè)語言描述)。 在這一階段中,要把IATF16949的內(nèi)容變成企業(yè)語言;進(jìn)行逐步灌輸。并不是把標(biāo)準(zhǔn)拿到企業(yè)直鋪式灌輸,而是通過一些高素質(zhì)的人對(duì)企業(yè)與標(biāo)準(zhǔn)的消化吸收;把標(biāo)準(zhǔn)全部變成企業(yè)語言講述。 第六步:按后的標(biāo)準(zhǔn)化體系組織運(yùn)行 結(jié)合企業(yè)的實(shí)際,組織全程運(yùn)行機(jī)制的系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn);并組織關(guān)鍵的協(xié)調(diào)。在這一階段,要把內(nèi)部審核與管理評(píng)審變成企業(yè)自己正?;墓ぷ鳎凰蕴貏e追求工作的有效性。 IATF/TS1694的目標(biāo)與實(shí)施后的評(píng)價(jià)對(duì)象: 1、湖南長(zhǎng)沙本地在企業(yè)和供貨商中持續(xù)不斷的改進(jìn),包括質(zhì)量改進(jìn)、湖南長(zhǎng)沙本地生產(chǎn)力改進(jìn),從而使成本降低; 2、湖南長(zhǎng)沙本地強(qiáng)調(diào)缺點(diǎn)的,采用SPC技術(shù)及防錯(cuò)措施,不合格的發(fā)生,“次就做好”是經(jīng)濟(jì)的質(zhì)量成本; 3、湖南長(zhǎng)沙本地減少變差和浪費(fèi),確保存貨周轉(zhuǎn)及庫(kù)存量,強(qiáng)調(diào)質(zhì)量成本,控制非質(zhì)量的額外成本(如待線時(shí)間,過多搬運(yùn)等); 4、湖南長(zhǎng)沙本地注重過程,不僅要對(duì)過程結(jié)果進(jìn)行管理,更強(qiáng)調(diào)對(duì)過程本身進(jìn)行控制,從而有效地使用資源,降低成本,縮短周期; 5、湖南長(zhǎng)沙本地注重客戶期望。各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)僅能作為合格與不合格的判據(jù),但并不是合格產(chǎn)品就能產(chǎn)生效益,只有讓用戶完全滿意的產(chǎn)品才能被顧客接收,才能創(chuàng)造價(jià)值。因此,質(zhì)量的終標(biāo)準(zhǔn)是用戶完全滿意,用戶滿意是實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的途徑。 第七步:按顧客實(shí)際需求組織模擬評(píng)審 對(duì)實(shí)際產(chǎn)品、湖南長(zhǎng)沙本地運(yùn)輸、湖南長(zhǎng)沙本地服務(wù)等進(jìn)行危機(jī)模擬評(píng)審,并按系統(tǒng)管理程序進(jìn)行過程管理。這時(shí)才講述標(biāo)準(zhǔn)的條文,供相關(guān)人員對(duì)外接口。 第八步:組織外部評(píng)審 按外部的要求,組織評(píng)審與改進(jìn);并指導(dǎo)企業(yè)如何進(jìn)行改進(jìn)式創(chuàng)新,來實(shí)現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量管理體系的機(jī)制。




博慧達(dá)ISO9000認(rèn)證(長(zhǎng)沙市分公司)位于光明新區(qū)公明街道風(fēng)景北路鑫安文化大廈。公司專業(yè)致力于 IATF16949認(rèn)證的生產(chǎn)、銷售與研發(fā)。 公司遵循誠(chéng)信經(jīng)營(yíng),貨真價(jià)實(shí),熱情服務(wù)的宗旨,贏得了用戶,拓展了市場(chǎng),建立了廣泛的銷售網(wǎng)絡(luò),“以質(zhì)量求信譽(yù),以信譽(yù)求發(fā)展”,以雄厚的實(shí)力、合格的產(chǎn)品、低廉的價(jià)格深得新老用戶的信賴;歡迎來電垂詢或親臨指導(dǎo)。17768165506



ISO45001認(rèn)證審核時(shí)需要識(shí)別哪些過程? 1、組織的管理體系需要些什么過程,其中哪些過程需要外包。這里的“過程”是指產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或服務(wù)的主過程,而每一個(gè)主過程都必須包含有管理活動(dòng)、資源提供和測(cè)量活動(dòng)予以支持,它們組成管理過程。 2、明確過程的順序和相互作用,即過程的總體流程和分支流程。確定過程之間的接口,過程網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點(diǎn)尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn). 3、每一個(gè)過程的輸入輸出是什么。輸入輸出通常是有形或無形產(chǎn)品,例如材料、設(shè)備、元件、能源、文件(要求)、信息和財(cái)務(wù)資金等。 4、明確供應(yīng)鏈,即過程的顧客是誰,供方是誰。這里也包括內(nèi)部顧客即崗位的上序和下序。此外,對(duì)外程的供方,應(yīng)按合同要求實(shí)施控制。 5、顧客的要求是什么,含明示的要求、預(yù)期的要求和職業(yè)法律法規(guī)要求。 6、鑒定過程特性。過程特性可分為: (1)特殊過程:對(duì)過程的結(jié)果不能通過其后的監(jiān)視或測(cè)量驗(yàn)證的過程,或產(chǎn)品特性不易側(cè)量或不能經(jīng)濟(jì)測(cè)量的過程,或交付后問題才顯現(xiàn)的過程,通常稱為“特殊過程”。 (2)關(guān)鍵過程:對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境和有重大影響的過程,稱為“關(guān)鍵過程”。 (3)一般過程:除去特殊過程和關(guān)鍵過程以外的過程。 (4)外程:其中可能有特殊過程或關(guān)鍵過程。 7、規(guī)定過程運(yùn)作的準(zhǔn)則和方法。準(zhǔn)則為過程有效運(yùn)行提供依據(jù),方法則提供技術(shù)支持。在OHSAS18001體系職業(yè)管理手冊(cè)和程序文件中,描述各個(gè)過程運(yùn)作的準(zhǔn)則和方法。運(yùn)行規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)則是支持管理體系的文件。對(duì)外程的運(yùn)行準(zhǔn)則和接收準(zhǔn)則在采購(gòu)合同中予以明確。 8、提供必須的資源和信息。資源包括人力、財(cái)務(wù)資金、設(shè)備,其中人力資源和設(shè)備資源為重要。資源提供應(yīng)依據(jù)當(dāng)前需求并考慮發(fā)展的需要。 9、監(jiān)視、測(cè)量和分析過程。包含內(nèi)部和外部?jī)煞矫娴谋O(jiān)視和測(cè)量。內(nèi)部著重監(jiān)測(cè)過程能力、產(chǎn)品符合性和體系運(yùn)行有效性。外部主要是顧客和相關(guān)方滿意度調(diào)查。要利用統(tǒng)計(jì)技術(shù)對(duì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,尋找持續(xù)改進(jìn)的空間。 10、持續(xù)改進(jìn)過程的有效性。這是一個(gè)PDCA循環(huán)的過程。建立自我完善機(jī)制,利用職業(yè)方針目標(biāo)的激勵(lì)性和審核結(jié)果,改進(jìn)過程,顧客和相關(guān)方滿意度。




ISO50001能源管理體系介紹添加時(shí)間:2014-10-0410:10:18瀏覽: 一、什么是ISO50001 ISO50001能源管理體系是由ISO國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的ISO/PC242能源管理委員會(huì)進(jìn)行制定。ISO/PC242的秘書處由美國(guó)(ANSI)、中國(guó)(SAC)、巴西(ABNT)、英國(guó)(BSI)的ISO成員合作伙伴組成。42個(gè)成員國(guó)參與了這次標(biāo)準(zhǔn)的制定,而另外的10個(gè)成員國(guó)則作為觀察者。 二、ISO50001標(biāo)準(zhǔn)介紹 該文件主要基于ISO管理體系標(biāo)準(zhǔn)的共同元素,保證與ISO9001(質(zhì)量管理)和ISO14001(環(huán)境管理)保持 的兼容性。ISO50001將會(huì)提供以下幫助:將能源效率納入管理辦法的框架中;更好地利用現(xiàn)有能源消耗資產(chǎn);制定標(biāo)準(zhǔn)、測(cè)量、記錄和報(bào)告能源強(qiáng)度改進(jìn)及其預(yù)計(jì)的對(duì)削減溫室氣體(GHG)排放量的影響;能源資源的透明管理和交流;能源管理的 做法和良好的能源管理行為;評(píng)估并確定新能源效率技術(shù)的實(shí)施和其優(yōu)先順序;通過供應(yīng)鏈促進(jìn)能源效率的框架;和溫室氣體排放削減計(jì)劃有關(guān)的能源管理改進(jìn)。ISO50001正處于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)草案(IDS)階段,并邀請(qǐng)ISO各國(guó)成員組織在5個(gè)月投票期內(nèi)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行投票和評(píng)議。如果DIS投票通過,修訂的文件將會(huì)成為終的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)草案(FDIS)在各個(gè)ISO成員國(guó)運(yùn)行。FDIS投票通過后,ISO50001將在2011年初作為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)公布。 三、ISO50001標(biāo)準(zhǔn)八項(xiàng)原則 總要求--降低能源消耗,完成節(jié)能目標(biāo)。 1、領(lǐng)導(dǎo)作用:統(tǒng)一目標(biāo)---態(tài)度決定一切,領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵; 2、全員參與:組織之本---創(chuàng)造節(jié)約型環(huán)境的動(dòng)力(電纜工藝、鍋爐、配電); 3、協(xié)調(diào)一致:與法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、體系一致,職能明確; 4、過程方法:資源、活動(dòng)按過程管理,提高工效; 5、系統(tǒng)管理:與目標(biāo)、能源因素和管理的相互關(guān)聯(lián)過程進(jìn)行管控,注意接口; 6、事實(shí)決策:數(shù)據(jù)、信息---決策,注意異常點(diǎn); 7、持續(xù)改進(jìn):降低消耗是永恒的主題,精細(xì)化管理、計(jì)量是關(guān)鍵; 8、環(huán)境友好:社會(huì)責(zé)任、社會(huì)貢獻(xiàn)。 四、ISO50001標(biāo)準(zhǔn)特點(diǎn) 1、全過程控制用能過程(采購(gòu)、貯存及使用等)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過程(生產(chǎn)、管理和生活過程)以及新產(chǎn)品和過程設(shè)計(jì),對(duì)能源因素進(jìn)行識(shí)別、控制和管理,以降低能源消耗、提高能源利用效率的目的; 2、運(yùn)營(yíng)PDCA 3、融合性與QMS、EMS、OHS管理原則一致,對(duì)象及目的不同; 4、不改變組織應(yīng)負(fù)的法律責(zé)任--認(rèn)證的基本要求; 5、未對(duì)管理績(jī)效提出 要求根據(jù)組織自己的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、和人員素質(zhì)等因素 可以達(dá)到的能源績(jī)效(如用能單元),只要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的基本要求,也不能保證組織取得 效果; 6、未對(duì)組織所提供的產(chǎn)品中的能源消耗和能源利用效率提出要求,但標(biāo)準(zhǔn)提倡從產(chǎn)品的整個(gè)生命周期考慮能源消耗和能源利用效率,包括產(chǎn)品本身(家電); 7、注重節(jié)能技術(shù)和方法的應(yīng)用--采用低成本和無成本節(jié)能技術(shù),可減少能源消耗的15%-30%; 8、充分結(jié)合能源管理特點(diǎn)如將難以統(tǒng)計(jì)、節(jié)能技術(shù)、能源基準(zhǔn)和標(biāo)桿、倡導(dǎo)使用新能源、可再生能源和清潔能源等納入體系要求。 五、實(shí)施能源管理體系標(biāo)準(zhǔn)的意義 1、有利于促進(jìn) 能源方面法律法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的實(shí)施。建立能源管理體系標(biāo)準(zhǔn)能夠有效地將組織現(xiàn)有的管理制度與相關(guān)的法律法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)以及其他的能源管理要求有機(jī)結(jié)合,形成規(guī)范合理的一體化管理體系,使組織能夠科學(xué)的強(qiáng)化能源管理,降低能源消耗、提高能源利用效率,促進(jìn)組織節(jié)能減排目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 2、有利于組織將節(jié)能工作落到實(shí)處。這是由于傳統(tǒng)的能源管理方式,只解決了誰來做、做什么的問題,而如何做、做到什么程度,主要由執(zhí)行者憑個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)甚至意愿來決定,導(dǎo)致有些節(jié)能工作不能達(dá)到預(yù)期的效果,更不可能實(shí)現(xiàn)能源管理的持續(xù)改進(jìn)。通過系統(tǒng)地建立一套科學(xué)合理且具有可操作性的能源管理體系,能夠大大減少工作中的隨意性,提高能源管理工作的系統(tǒng)性和整體水平,同時(shí),還可通過能源管理績(jī)效評(píng)價(jià),達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。 3、有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)能源管理工作中職責(zé)不明確、程序不規(guī)范、結(jié)果不清楚等問題,為建立和完善相互聯(lián)系、相互制約和相互促進(jìn)的能源管理體系結(jié)構(gòu)提供保障。能源管理體系標(biāo)準(zhǔn)將強(qiáng)化工作到位、責(zé)任落實(shí),一切工作要結(jié)果的管理要求,通過挖掘節(jié)能潛力以及查找能源管理工作中的問題,不斷的降低組織能源消耗、提高能源利用效率,從而實(shí)現(xiàn)組織的能源方針和能源目標(biāo)。分享到:上一篇:下一篇:



ISO20000認(rèn)證的關(guān)鍵點(diǎn) 1. 確保各項(xiàng)服務(wù)管理計(jì)劃均有實(shí)施憑證 服務(wù)管理計(jì)劃憑證指的是服務(wù)管理政策、計(jì)劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動(dòng)的審計(jì)憑證。大多數(shù)這些關(guān)于服務(wù)管理計(jì)劃和操作的憑證應(yīng)該存在于正式的文檔,確保各項(xiàng)工作都在按照計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施。 2. 文檔管理規(guī)范 針對(duì)文檔創(chuàng)建和管理的過程來保證各流程服務(wù)特性被恰當(dāng)?shù)拿枋觥? 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性,需要建立起一套將各類文檔保護(hù)起來的備份策略。 ISO 20000認(rèn)證關(guān)鍵點(diǎn) 服務(wù)管理中的服務(wù)支持人員應(yīng)該具備由適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)所支持的工作能力。組織應(yīng)該對(duì)每個(gè)服務(wù)管理角色定義必要的能力,并保證個(gè)人能意識(shí)到他們自己的工作對(duì)整個(gè)服務(wù)上下的重要性以及對(duì)服務(wù)品質(zhì)完成的必要性。組織應(yīng)該提供培訓(xùn)或采取行動(dòng)來滿足這些需要,并實(shí)施行動(dòng)有效性的評(píng)估。 組織應(yīng)該開發(fā)和加強(qiáng)員工工作的專業(yè)能力。在征召新人的過程中,應(yīng)該針對(duì)職位的描述、服務(wù)管理目標(biāo)和整個(gè)服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)檢查職位申請(qǐng)人的情況有效性,確定申請(qǐng)人的特長(zhǎng)、弱點(diǎn)和潛在能力。為了安置新的或擴(kuò)展服務(wù)的員工,使用新技術(shù),安排服務(wù)管理人員開發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),不斷計(jì)劃和填補(bǔ)由于人員周轉(zhuǎn)造成的缺口。員工應(yīng)該在服務(wù)管理相關(guān)領(lǐng)域得到訓(xùn)練,應(yīng)該開發(fā)他們的團(tuán)隊(duì)工作和領(lǐng)導(dǎo)技能。對(duì)每個(gè)人的訓(xùn)練記錄以及訓(xùn)練的說明應(yīng)該被保留。 文檔管理 概述 每一個(gè)組織都希望結(jié)合自身特色有效管理和實(shí)施所有IT服務(wù)所需的方針和框架,這就意味著需要制定恰當(dāng)合理的管理政策、計(jì)劃,用以規(guī)范、細(xì)化相關(guān)的活動(dòng),使管理使命、目標(biāo)得以落實(shí)。這些管理政策、計(jì)劃、活動(dòng)記錄將以文檔作為載體進(jìn)行保存,并在實(shí)施過程中指導(dǎo)服務(wù)開展,成為落實(shí)服務(wù)管理政策、計(jì)劃的保障和檢驗(yàn)實(shí)施效果的依據(jù)。 文檔管理(Documentation Management)是針對(duì)文檔創(chuàng)建和管理的過程,用以確保服務(wù)特性、管理政策、計(jì)劃被適時(shí)的、恰當(dāng)?shù)拿枋?,以便控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料,確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關(guān)的一些概念: 受控文檔:指按組織管理要求進(jìn)行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對(duì)文檔的版本進(jìn)行嚴(yán)格控制,確保文件的 有效性。一般來說這些文檔是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的,如組織的規(guī)章制度。 質(zhì)量文檔:質(zhì)量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過程和程序、要求的記錄,以確保服務(wù)管理的有效計(jì)劃、運(yùn)行和控制,包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級(jí)協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問控制:文檔訪問控制實(shí)質(zhì)上是對(duì)文檔訪問者使用受控文檔的限制,它決定是否允許訪問者對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過制度及工具確保只有經(jīng)授權(quán)的用戶,才允許對(duì)相應(yīng)的文檔進(jìn)行相關(guān)操作。 目標(biāo) 文檔管理的目的在提供服務(wù)管理政策、計(jì)劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動(dòng)的憑證,以達(dá)到有效管理和實(shí)施IT服務(wù)的政策和框架這一目標(biāo)。為達(dá)到這一目標(biāo)需要通過以下幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn): (1) 完善組織的質(zhì)量文檔管理,控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料,確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、保持、銷毀和控制的程序和職責(zé)。 (3) 滿足組織文檔內(nèi)容管理需求,包括建立組織文檔體系架構(gòu),規(guī)范組織文檔命名規(guī)則,對(duì)不同類別的文檔的生命周期進(jìn)行分類管理,包括文檔生成、文檔更新、文檔發(fā)布、文檔借閱、文檔銷毀; (4) 完善文檔備份機(jī)制以確保文檔的可用性,并針對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行分級(jí)分類的信息管理,文檔訪問控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務(wù)提供者的管理難度,推動(dòng)質(zhì)量體系的落地、促進(jìn)各流程工作的開展。 與其他流程的關(guān)系 文檔管理工作是質(zhì)量體系實(shí)施中所不可缺少的一部分,從一定意義上講,ISO 20000的實(shí)施就是制定策略及計(jì)劃,按照計(jì)劃實(shí)施,生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過程。當(dāng)然,ISO 20000實(shí)施絕不是就是“紙上談兵”,這里所說的文檔包含的內(nèi)容非常廣泛,其中有很多是服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級(jí)協(xié)議、方法等,但更加關(guān)鍵的是,這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等,當(dāng)具體工作和活動(dòng)執(zhí)行過后,文檔就成了審計(jì)的憑證。所以,我們可以說,文檔管理與ISO 20000各個(gè)流程都息息相關(guān),其專業(yè)化程度可以是反映整個(gè)ISO 20000管理水平的一個(gè)側(cè)面。 文檔訪問控制需按照信息管理流程要求進(jìn)行對(duì)文檔進(jìn)行分級(jí),并對(duì)不同分級(jí)的文檔進(jìn)行權(quán)限管理,控制文檔的訪問者,確保信息。 活動(dòng)和過程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個(gè)角度進(jìn)行,包括從保存介質(zhì)上的分類、從內(nèi)容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來說,文檔從內(nèi)容上分類可分為管理文檔、技術(shù)文檔;從保存介質(zhì)上分,可分為紙質(zhì)文檔、電子文檔;從使用范圍來分可分為公開使用、內(nèi)部使用等。 不同的文檔分類方式,對(duì)于文檔管理的意義也是不同的,例如對(duì)文檔內(nèi)容的分類,旨在建立文檔知識(shí)體系架構(gòu),一方面通過統(tǒng)一規(guī)劃的文檔架構(gòu)能清晰地對(duì)已有的各個(gè)流程的進(jìn)展情況進(jìn)行管理、跟蹤、審計(jì),另一方面文檔分類也可指導(dǎo)組織的知識(shí)體系建立,是組織整體管理思路的展現(xiàn)。而從文檔使用范圍的分類則提出了對(duì)文檔訪問控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發(fā)布、發(fā)放、分發(fā)、更改、保管和作廢過程中應(yīng)符合信息管理流程的相關(guān)要求。受控文檔應(yīng)做好版本管理,以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫、審核、批準(zhǔn) 文檔需按文檔編寫規(guī)范進(jìn)行編寫,文檔內(nèi)容在發(fā)布前須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核以規(guī)范文檔格式,確保文檔準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)孛枋龉芾碚摺⒂?jì)劃,確保文檔內(nèi)容的真實(shí)性。經(jīng)審核的文檔由負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可進(jìn)行發(fā)布。 (2) 文檔發(fā)布 文檔由文檔撰寫/修改者提交,經(jīng)由相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后統(tǒng)一、集中的發(fā)布在相關(guān)處所。為使閱覽者得到和使用相關(guān)文檔的有效版本,文檔需進(jìn)行統(tǒng)一的發(fā)布管理以保證文檔發(fā)布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據(jù)內(nèi)容、年度、部門等情況定期進(jìn)行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據(jù)信息管理流程對(duì)文檔進(jìn)行分級(jí),對(duì)文檔及文檔的歷史版本進(jìn)行訪問控制,設(shè)定各類文檔的訪問列表,并通過工具的使用確保文檔被適當(dāng)保護(hù)的同時(shí)也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關(guān)管理人員進(jìn)行修改,經(jīng)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后進(jìn)行發(fā)布,替換老版本。 紙質(zhì)文檔更改后的文檔按該文檔發(fā)放清單逐次回收更替原文檔;文檔更改除特別批準(zhǔn)外,一律采用以舊換新方法進(jìn)行?;厥瘴臋n的文檔需進(jìn)行統(tǒng)一的保管,機(jī)密文件應(yīng)集中銷毀。 (6) 文檔權(quán)限管理 文檔權(quán)限管理又稱文檔訪問控制,各類受控文檔需按照信息管理流程要求進(jìn)行分級(jí),并對(duì)不同分級(jí)的文檔進(jìn)行權(quán)限管理,控制文檔的訪問者,確保信息。文檔權(quán)限管理包括對(duì)文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權(quán)限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的,隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新,文檔需要不斷地修訂,保持其有效性,以適應(yīng)不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念,對(duì)文檔,特別是質(zhì)量體系文檔提出在規(guī)定時(shí)間內(nèi)至少修訂一次的要求,整理文檔修訂計(jì)劃,檢驗(yàn)落實(shí)情況,督促文檔及時(shí)修訂,確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規(guī)范 文檔的規(guī)范化程度反映出文檔管理的水平,規(guī)范化首先需要對(duì)文檔進(jìn)行內(nèi)容分類,概括同類文檔的共同點(diǎn),以此作為文檔規(guī)范化、模板化的依據(jù)。文檔規(guī)范化、模板化有利于對(duì)文檔進(jìn)行分類管理,通過經(jīng)驗(yàn)累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規(guī)范屬于文檔規(guī)范化的一部分,制定文檔命名規(guī)范需要跟據(jù)組織需求對(duì)文檔進(jìn)行分類,不同類別的文檔使用相應(yīng)的命名規(guī)范,便于文檔的查找,并為文檔的分類管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責(zé) (1) 文檔管理員 負(fù)責(zé)管理各類文檔,擬定文檔修訂計(jì)劃,根據(jù)管理要求對(duì)各類文檔進(jìn)行分級(jí),設(shè)置不同級(jí)別文檔的權(quán)限。組織可根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)一個(gè)或多個(gè)文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負(fù)責(zé)文檔合規(guī)性管理及審計(jì)。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺(tái) 文檔分散為文檔管理帶來許多問題,包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺(tái)后,可通過集中文檔、統(tǒng)一管理的方式,在平臺(tái)上共享各類工作文檔,提高了文檔的使用頻率,使文檔發(fā)揮出 的效用。完善的備份機(jī)制,全文檢索功能,文檔版本控制的功能,文檔電子審批功能,文檔歸檔功能,信息權(quán)限管理功能等等,為組織提供了、便捷的文檔處理中心,提高了文檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。 (2) 制度評(píng)審體制 為保證各類流程管理制度及時(shí)更新,組織須規(guī)范規(guī)章制度建設(shè)活動(dòng),建立和完善規(guī)章制度體系,制定流程管理制度更新計(jì)劃,定期組織制度評(píng)審會(huì),對(duì)流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進(jìn)行評(píng)審。制度評(píng)審會(huì)對(duì)流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴(yán)密性和操作性進(jìn)行評(píng)估,并及時(shí)廢止失效的制度,確保各流程管理制度能及時(shí)優(yōu)化,同時(shí)通過制度評(píng)審會(huì),組織內(nèi)部對(duì)各流程管理制度達(dá)成一致的見解,為管理流程的落實(shí)做好鋪墊。 (3) 關(guān)鍵指標(biāo)KPI指標(biāo)的設(shè)置




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