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物業(yè)管理作為物業(yè)的后期管理,是確保物業(yè)保值增值的重要手段。在我國,物業(yè)管理尚屬起步晚的"朝陽產(chǎn)業(yè)", 但從目前物業(yè)管理運營市場來看,企業(yè)的管理決策對物業(yè)管理的認(rèn)識,大多停留在平面的服務(wù)層面上,如設(shè)夜行燈、安排門衛(wèi)值班等等,雖然是必須的,但這種平面式的服務(wù)內(nèi)容缺乏想象,沒有獨創(chuàng),往往是事倍功半,工作效率低下,不能滿足業(yè)主的各種需求。 病因在于物業(yè)管理公司內(nèi)部管理運營結(jié)構(gòu)不合理,管理技術(shù)落后,首先是觀念沒有徹底改變,傳統(tǒng)型管理占主導(dǎo)地位,雖然強調(diào)了服務(wù),但因其是平面式的,有"表"沒有及"里",所以僅僅是解決了為業(yè)主服務(wù)這一面,而忽視了如何為業(yè)主提供高質(zhì)量服務(wù)的一面;其次,物業(yè)管理公司運營結(jié)構(gòu)軟弱,銜接不佳,內(nèi)耗大,缺乏一套系統(tǒng)的管理體系,造成業(yè)主與管理者、管理者與決策者之間的斷層空白,致使問題越積越多,處理時間越來越長,以至于問題終還是得不到解決,不了了之,使物業(yè)管理陷入疲軟無力的境地。因此,物業(yè)管理公司能實現(xiàn)有序管理的當(dāng)務(wù)之急在于要迅速建立起一套規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、反應(yīng)靈敏的動態(tài)物業(yè)管理體系。 但物業(yè)管理要建立一套規(guī)范合理的運作機制并不是一件容易的事,規(guī)范而又合理的東西往往是許多經(jīng)驗的長期積累,且需經(jīng)過多年的探索驗證。而對國內(nèi)眾多物業(yè)管理公司來說,剛剛興起的這個行業(yè)讓大家多少有點趕鴨子上架的味道,且往往又是物業(yè)開發(fā)商的無奈之舉,與物業(yè)開發(fā)商多有些"血緣"關(guān)系。因此,如何迅速建立起一套適切合理的牧業(yè)管理體系,是目前物業(yè)管理公司所關(guān)注的一個重要問題。目前,國內(nèi)一些起步較早、崇尚規(guī)范經(jīng)營的物業(yè)管理公司都在嘗試導(dǎo)入ISO9000來建立自己的運作體系,通過一段時間的運作,已在物業(yè)管理上取得一些佳績。 對物業(yè)管理公司而言,要建立起一套物業(yè)管理體系有三個關(guān)鍵方面要注意,即管理職責(zé)、質(zhì)量體系結(jié)構(gòu)及人員和物質(zhì)資源。這三個關(guān)鍵方面的焦點是業(yè)主,只有這三個關(guān)鍵方面相互協(xié)調(diào)時,才能保證業(yè)主滿意。ISO9000的建立意在強調(diào)業(yè)主的重要,與業(yè)主接觸面上的質(zhì)量控制的重要。物業(yè)管理如不能很好控制與業(yè)主接觸面上的質(zhì)量,服務(wù)質(zhì)量就難以形成。 結(jié)合物業(yè)管理實際情況及今后的發(fā)展,據(jù)此建立起一個科學(xué)完善的"合同評審程序",識別并確定客戶的需求,同時判斷自己是否具有滿足業(yè)主需求的能力。區(qū)分出哪些是自己能夠提供的服務(wù)項目,哪些是由外部服務(wù)組織提供的服務(wù)項目。外部伺服性服務(wù)組織的選擇,可依據(jù)實際情況建立"分包商選擇與管理程序",以分承包方的形式進行,并將有關(guān)分包服務(wù)項目列入與分承包方簽署的分包合同或協(xié)議中。 對提供的服務(wù)按實際情況建立"服務(wù)過程查核程序"、"服務(wù)過程狀態(tài)識別程序","服務(wù)管理程序"進行服務(wù)質(zhì)量的全程管理,并對其結(jié)果追蹤確認(rèn)。同時建立"公共設(shè)施、器材管理程序"、建立"維護保潔控制程序"、"緊急應(yīng)變作業(yè)程序"、"人員進駐控制程序"和"保安駐警控制程序",以給物業(yè)管理正常運作提供運行保障和保障。 物業(yè)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)建立起一個開放式的信息溝通體系,如建立:"客戶滿意度調(diào)查程序"、"客戶抱怨處理程序",并通過至少每年一次對業(yè)主進行"需求的連續(xù)評審"。建立的"新服務(wù)項目企劃程序"策劃新服務(wù)項目,以向業(yè)主盡可能多提供按需服務(wù),從而促使物業(yè)管理公司走出管理的消極狀態(tài)。 對物業(yè)管理服務(wù)中存在的問題,建立"服務(wù)的鑒別與追溯性程序",建立"不符合服務(wù)控制程序",建立"糾正與措施程序"等改進措施加以自我改進完善。在物業(yè)管理公司內(nèi)部管理上,可以通過實際情況建立"管理責(zé)任程序",建立"文件與資料控制程序",建立"機電設(shè)備控制程序"、"行政服務(wù)控制程序",建立"進料控制程序",建立"庫存作業(yè)管理程序"、"搬運控制程序"、"交房作業(yè)管理程序"加以內(nèi)部規(guī)范管理;通過建立"質(zhì)量記錄管理程序"如實記錄運行中的活動結(jié)果,并妥善保存這些記錄,以提供作為內(nèi)部及第三方審核的證據(jù);并建立"統(tǒng)計技術(shù)管理程序"對這些質(zhì)量記錄加以統(tǒng)計并進行技術(shù)分析。同時,通過建立"內(nèi)部管理審核程序"以完善內(nèi)部管理審核體系。 在人力資源的配備上,根據(jù)實際工作需要設(shè)置部門和人員,要求建立"工作職責(zé)說明書",規(guī)定定量、定性的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)應(yīng)達到的水準(zhǔn),避免人浮于事的弊端。并按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)之建立"培訓(xùn)管理程序",對全體員工進行物業(yè)管理基本知識、崗位任職資格等培訓(xùn),并進行資格確認(rèn),以保證公司員工對公司完善管理、公司發(fā)展的適應(yīng),使物業(yè)管理公司在建好一個企業(yè)的同時,更培養(yǎng)鍛煉了一支隊伍。 物業(yè)ISO9000認(rèn)證體系是一種從管理模式向服務(wù)模式進化的體系,它所強調(diào)的是將服務(wù)作為一種商品,確保被服務(wù)者在使用過程中的滿意程度,是一種服務(wù)質(zhì)量承諾的兌現(xiàn),強調(diào)人對人的服務(wù),是一個為業(yè)主提供綜合性整合化服務(wù)的系統(tǒng)。這個體系的建立將使物業(yè)管理逐步朝為業(yè)主按需提供服務(wù)的理想化方向發(fā)展,并以其全新體制的優(yōu)勢促使物業(yè)管理真正成為產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟活動,以塑造眾多的需求群體和拉動巨大的需求市場,以此影響、優(yōu)化物業(yè)管理的市場環(huán)境,推動物業(yè)管理的發(fā)展。
ISO9000認(rèn)證分工 分工是指為達到所需的目標(biāo),劃分任務(wù)和勞動的各種方式,對組織結(jié)構(gòu)設(shè)計時的分工形式,對工作效率及效果會產(chǎn)生影響,資本主義經(jīng)濟制度的始祖亞當(dāng)·斯密通過對大頭針制造過程的分工形象化地加以了說明:大頭針的制造過程包括下列步驟:金屬線拉長拉直 切斷 削尖 壓制標(biāo)準(zhǔn)頭做頭 擺放 拋亮 包裝 ,如果由一個人來完成所有工序每天多生產(chǎn)20多支,而如果10個人進行分工完成上述工作每天可以生產(chǎn)48000支,即每人每天生產(chǎn)4800支。 2. 工作、職位與部門 1. 工作(job)是由組織為達到目標(biāo)必須完成的若干任務(wù)組成。 2. 職位(posting)是一個人完成的任務(wù)和職責(zé)的集合。 3. 部門(Department)是指在一個組織中,一個管理人員有權(quán)執(zhí)行所規(guī)定的活動的一個明確區(qū)分的范圍、部分或分支機構(gòu),如XX部 XX科 XX組 XX 分部等
ISO14000認(rèn)證合規(guī)性承諾的一部分,組織應(yīng)當(dāng)建立、實施并保持一個或多個程序,定期評價對適用于環(huán)境因素的法律法規(guī)要求的符合。組織應(yīng)當(dāng)記錄評價結(jié)果。 ISO14000認(rèn)證合規(guī)性評價可針對多項或單項法律法規(guī)要求。評價合規(guī)性的方法很多,如通過下述過程: 1、審核。 2、ISO14000認(rèn)證文件和(或)記錄評審。 3、對設(shè)施的檢查。 4、面談。 5、對項目或工作的評審。 6、常規(guī)抽樣分析或試驗結(jié)果,驗證取樣或試驗。 7、設(shè)施巡視和(或)直接觀察。
ISO9001認(rèn)證現(xiàn)狀調(diào)查 )現(xiàn)狀調(diào)查和分析 現(xiàn)狀調(diào)查和分析的目的是為了合理地選擇體系要素,內(nèi)容包括: 1.體系情況分析。即分析本組織的質(zhì)量體系情況,以便根據(jù)所處的質(zhì)量體系情況選擇質(zhì)量體系要素的要求。 2.產(chǎn)品特點分析。即分析產(chǎn)品的技術(shù)密集程度、使用對象、產(chǎn)品特性等,以確定要素的采用程度。 3.組織結(jié)構(gòu)分析。組織的管理機構(gòu)設(shè)置是否適應(yīng)質(zhì)量體系的需要。應(yīng)建立與質(zhì)量體系相適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)并確立各機構(gòu)間隸屬關(guān)系、聯(lián)系方法。 4.生產(chǎn)設(shè)備和檢測設(shè)備能否適應(yīng)質(zhì)量體系的有關(guān)要求。 5.技術(shù)、管理和操作人員的組成、結(jié)構(gòu)及水平狀況的分析。 6.管理基礎(chǔ)工作情況分析。即標(biāo)準(zhǔn)化、計量、質(zhì)量責(zé)任制、質(zhì)量教育和質(zhì)量信息等工作的分析。 對以上內(nèi)容可采取與標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的質(zhì)量體系要素要求進行對比性分析。 (五)調(diào)整組織結(jié)構(gòu),配備資源 因為在一個組織中除質(zhì)量管理外,還有其他各種管理。組織機構(gòu)設(shè)置由于歷史沿革多數(shù)并不是按質(zhì)量形成客觀規(guī)律來設(shè)置相應(yīng)的職能部門的,所以在完成落實質(zhì)量體系要素并展開成對應(yīng)的質(zhì)量活動以后,必須將活動中相應(yīng)的工作職責(zé)和權(quán)限分配到各職能部門。一方面是客觀展開的質(zhì)量活動,一方面是人為的現(xiàn)有的職能部門,兩者之間的關(guān)系處理,一般地講,一個質(zhì)量職能部門可以負責(zé)或參與多個質(zhì)量活動,但不要讓一項質(zhì)量活動由多個職能部門來負責(zé)。 目前我國企業(yè)現(xiàn)有職能部門對質(zhì)量管理活動所承擔(dān)的職責(zé)、所起的作用普遍不夠理想總的來說應(yīng)該加強。 在活動展開的過程中,必須涉及相應(yīng)的硬件、軟件和人員配備,根據(jù)需要應(yīng)進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)配和充實。
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