IATF16949認證之過程管理 一、看流程 看流程的目的是看一家企業(yè)是否有一個精益的布局，是否在創(chuàng)造無間斷的操作流程使問題可視化。流程非常重要，一個隨時間斷的流程布局，浪費隨處可見，一個精益的布局流程能在設計的源頭上很多的浪費。實施精益管理，先期進行精益的布局，這是至關(guān)重要的。 二、看可視化 可視化是讓問題簡單化，是用眼睛管理?？梢暬彩瞧髽I(yè)管理氛圍的體現(xiàn)，管理水平的直觀傳達?？梢暬捏w現(xiàn)是目視化的管理看板，我將它分為靜態(tài)的和動態(tài)的管理看板。靜態(tài)的看板主要是傳達組織長期的管理理念，動態(tài)的看板是管理者隨時要把握的管理信息，我認為動態(tài)管理看板更能反映一個組織的管理水平和能力。 三、看標準化 一個企業(yè)肯定有許多標準，之所以叫標準化，是將標準普及到可執(zhí)行的層面。建立標準有四個關(guān)鍵問題： 1、是否每個人都能知道正常與異常？ 2、是否每個人都能知道自己應該采取的標準方法？ 3、是否每個人都知道自己工作的主要問題？ 4、是否每個人都知道自己在做什么？ 四、看文化 進入一家企業(yè)耳聞的目睹的文化元素的表象體現(xiàn)。如果這家企業(yè)5分鐘之內(nèi)聽不到“改善”、10分鐘之內(nèi)聽不到“現(xiàn)場”這些詞匯，它就不是精益企業(yè)。如果一家企業(yè)它具備了這樣一種精益文化，首先，這種企業(yè)文化要求高級管理人員堅持到生產(chǎn)一線去，直接聆聽員工的聲音；其次，這種文化里，每天都會使用精益工具，目的是潛在問題凸現(xiàn)出來，每個人都會問“為什么”，直到找出問題的根本原因，并提出相應的對策，并不斷點檢對策的正確性；第三就是，這是一種“問題優(yōu)先”文化,高層管理人員會和員工一起解決面臨的問題，會感激那些找出新問題的新麻煩的人。 精益的企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力。有精益的流程，有可視化的問題管理方法、有標準化的管理基準、有創(chuàng)新的企業(yè)文化，這家企業(yè)應該是能看的，值得參觀學習的。 看的第二個層次是：著眼于管理環(huán)節(jié)，用管理者的眼光去看。 方法是：一看、二問、三思、四做。一看：站在距現(xiàn)場5M遠的地方用客戶的眼光去觀察20-30分鐘，對象是人、機、料、法、環(huán)，然后再進入現(xiàn)場去近距離看、聽、想。 人是否有計劃？設備是否有點檢基準？物料是否能夠配送？加工方法是否易于遵守？環(huán)境是否易于輕松工作？ 二問：分為問操作者和問自己。 問操作者：為何這樣做？這樣做的依據(jù)是什么？----強化遵守規(guī)定意識；這樣做的目的是什么？----強化返回原點思考的意識；要達到什么樣的標準？----強化質(zhì)量意識；有沒有異常？出現(xiàn)異常怎么辦？----強化異常問題“呼、停、待”意識；問自己：為何要這樣做？有沒有更好的辦法？----強化改善意識。 三思：思考原點、思考根源、思考方案。 思考原點：針對看到的現(xiàn)象，返回原點(創(chuàng)造價值)進行思考；原點就是：以客戶需求為導向，用少的資源，制造有價值的商品如果偏離了這個原點，就存在問題。 思考根源：針對問題點，思考問題產(chǎn)生的根源，(切忌不要被表面現(xiàn)象蒙蔽)用“五步為什么？”查找問題的根源； 思考方案：針對問題，思考改善方案，能否采取改善四原則排除/簡化/合并/重排。 四做： 1.調(diào)查分析：現(xiàn)狀調(diào)查分析，用數(shù)據(jù)說話，用數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，查找出關(guān)鍵的因素； 2.改善方案：制定改善方案，組織進行實施； 3跟蹤檢查：對執(zhí)行過程進行跟蹤檢查，出現(xiàn)偏差及時修正； 4.鞏固：對改善效果標準化，制定再發(fā)防止措施,落實到相關(guān)管理文件。 看的第三個層次是：著眼于管理細節(jié)。 這一種觀察方法主要應用于現(xiàn)場一線直接的管理者，現(xiàn)場巡察細節(jié)對象是人、機、料、法、信息。 人：人-Q（質(zhì)量） 人員能力狀況是否清楚？是否有訓練計劃并執(zhí)行？是否有新人/頂崗人員？是否有標記？是否有針對措施？是否按《標準作業(yè)》規(guī)定操作？是否按《品確書》實施頻檢？是否有不易保證質(zhì)量（難操作工序）的操作？對關(guān)重工序是否有操作資格規(guī)定？ 人-C（成本） 生產(chǎn)線上人員是否按標準作業(yè)配置？有無多余人員？是否有作業(yè)動作停止現(xiàn)象？是否有等待（單手/雙手）現(xiàn)象？是否有費力操作？動作太大、步行多、轉(zhuǎn)身角度大、移動中變換狀態(tài)、伸背動作、彎腰動作？是否有左、右手交換動作？是否有重復/不必要的動作？ 人-D（效率） 是否有尋找現(xiàn)象？是否有不熟練操作？是否有離開生產(chǎn)線現(xiàn)象？是否用同一順序反復進行作業(yè)嗎？注重觀察作業(yè)者手的動作/腳的動作/腰部的動作/頭的動作，是否能省略/合并/重排/簡化？ 人-S/E（/環(huán)境） 操作方法和周圍環(huán)境是否有不因素？作業(yè)時光線是否充足？是否有異常噪音，是否刺耳？作業(yè)周圍是否清潔？地板上是否有油污？是否容易使人滑倒？ 設備-Q（質(zhì)量） 是否有設備精度點檢制度，并得到遵守？是否有開工條件點檢/工裝點檢制度，并得到遵守？設備調(diào)整是否有管理制度，并得到遵守？條件設定是否可由作業(yè)員隨意更改？是否鎖定？負責變更的責任人明確了嗎？---需要可視化。 設備-C（成本） 是否有設備故障率/停機時間每日變動趨勢目視化管理？設備切削參數(shù)是否設定？是否 化？并得到遵守？是否有生產(chǎn)線設備節(jié)拍顯示？是否有對節(jié)拍長的設備不斷改善活動？是否有刀具異常消耗管理制度？并嚴格執(zhí)行？是否有設備換型時間管理？是否在不斷改善減少換型時間？ 設備-D（效率） 設備的日常維護（點檢）的事實是否夠清晰可見？設備上面、加工部位、天花板上是否沾有灰塵或異物？所使用的工具是否有規(guī)定放置位置？并得到遵守？是否從設備的運動部位發(fā)出較大的聲音或奇怪的響聲？切削油、冷卻液是否正好打到切削部位？是否有定量/定時換刀管理制度？是否得到遵守？公眾號：精益生產(chǎn)促進中心。 設備-S/E（/環(huán)境） 設備運動的地方，身體一部分進去設備會自動停止嗎？是否有設備漏油現(xiàn)象并得到管理？是否有切屑飛濺現(xiàn)象？設備是否有異常聲音/氣味/溫度等？設備防護罩是否正常使用？設備上是否放置有多余物料？ 材料-Q（質(zhì)量） 是否有專門的廢品箱（紅色）？是否能做到先入先出？成品或半成品是否清潔、生銹？放置場所是否有區(qū)分并得到遵守？成品、半成品是否有規(guī)定的容器，標識是否清晰，是否按規(guī)定放置？工序間在制品是否遵守標準手持，對零件放置位置、數(shù)量是否有規(guī)定？相似零件的防錯，標識是否清晰？批次管理是否遵守？ 材料-C（成本） 是否有不良品分層管理制度并得到遵守？是否有不良品每日變動趨勢管理？是否有輔料消耗管理制度并得到遵守？注意觀察多切屑工序，是否能改成少或無切屑加工方法？ 材料-D（效率） 零件放置位置/方式是否方便取放？零件盒/箱是否方便搬運？零件數(shù)量是否能一目了然？是否存在零件來回倒箱的浪費現(xiàn)象？ 材料-S/E（/環(huán)境） 物品是否有放在通道現(xiàn)象？零件容器是否有滴油現(xiàn)象？ 如何做一名的生產(chǎn)管理者 生生產(chǎn)管理者是企業(yè)組織生產(chǎn)經(jīng)營活動的基本單位，是企業(yè)基層的生產(chǎn)管理組織，企業(yè)的所有生產(chǎn)活動都在工段中進行，工段工作的好壞直接關(guān)系著企業(yè)經(jīng)營的成敗，只有工段充滿了勃勃生機，企業(yè)才能有持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，才能在激烈的市場競爭中長久立于不敗之地，因此加強工段管理至關(guān)重要。 一、生產(chǎn)管理者應明白的道理 生產(chǎn)管理者是車間生產(chǎn)中的，是公司生產(chǎn)管理的直接指揮和組織者，是生產(chǎn)管理中的直接負責人，實際工作中生產(chǎn)管理者不僅是產(chǎn)品生產(chǎn)的組織，也是直接的生產(chǎn)者。 生產(chǎn)管理是指為完成生產(chǎn)任務而必須做好的各項管理活動，生產(chǎn)管理者要充分發(fā)揮全體人員的主觀能動性和生產(chǎn)積極性，團結(jié)協(xié)作，合理地組織人力、物力、充分利用各方面信息，使工段生產(chǎn)均衡有效地進行，產(chǎn)生1+1>2的效應,終做到按質(zhì)、按量、按時、的完成上級下達的各項生產(chǎn)計劃指標。 生產(chǎn)管理者自身應具備“做人、做事、做領(lǐng)導”的三種能力，簡單地說：做人,自身必須具備良好的品格與徳行，才能以德服人，感染員工，讓員工信服；做事，工作中要有高度的責任感，對工作負責的良好心態(tài)，同時工作中起到帶頭作用，精于本工段生產(chǎn)中的各個環(huán)節(jié)；做領(lǐng)導，加強本工段各項管理工作，充分調(diào)動員工的工作激情，使工段工作有條不紊的開展。 二、生產(chǎn)管理者應做的工作內(nèi)容 生產(chǎn)管理者是生產(chǎn)的直接組織者和生產(chǎn)的勞動者，所以生產(chǎn)管理者既是生產(chǎn)技術(shù)骨干，又應該是生產(chǎn)的管理人員，所以生產(chǎn)管理者在此崗位上盡職盡責至關(guān)重要，生產(chǎn)管理者應該做的工作包括以下幾個方面： 1、人員管理 生產(chǎn)管理者要增強員工的責任心，樹立員工的榮辱感，我們要以對產(chǎn)品質(zhì)量負責為榮，以對產(chǎn)品質(zhì)量不負責為恥，由于我們的不負責導致廢次品、不合格產(chǎn)品的產(chǎn)生，糟蹋企業(yè)和自身利益，夸張的說,這是犯罪。 2、設備管理 不是 的設備就能生產(chǎn)出 的產(chǎn)品，反之，好的產(chǎn)品一定要用好的設備生產(chǎn)出來，再好的設備如果不加維護和保養(yǎng)，總有 會變成一堆廢鐵.設備性能雖有高低之分，但維護和保養(yǎng)是始終如一的，設備運轉(zhuǎn)良好是生產(chǎn)合格產(chǎn)品的保證,更是按時完成生產(chǎn)計劃的保證。 3、物料的管理 生產(chǎn)管理者要加強對本車間原輔物料的管理，從源頭保證產(chǎn)品質(zhì)量，減少不必要的浪費，質(zhì)量隱患，生產(chǎn)過程中要加強控制，降低生產(chǎn)成本。 4、生產(chǎn)過程管理 生產(chǎn)管理者要合理安排機臺生產(chǎn)計劃，明確生產(chǎn)工藝單上的各項要求，對紙板、紙箱半成品、成品的外觀和物理性能等環(huán)節(jié)，經(jīng)檢查、調(diào)試測定合格后才能投入批量生產(chǎn)，應及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，并及時解決。 5、生產(chǎn)現(xiàn)場管理 生產(chǎn)現(xiàn)場是正常的生產(chǎn)場所，環(huán)境是否整潔有序，直接影響生產(chǎn)的有序進行，遵循現(xiàn)場管理5S要求，加強現(xiàn)場管理。 6、輔助上級開展工作 生產(chǎn)管理者應及時、準確的向上級反映工作中的實際情況，提出合理化建議，做好上級領(lǐng)導的參謀手，工作不僅僅停留在通常的人員調(diào)配和生產(chǎn)排班上，更要充分發(fā)揮承上啟下的橋梁作用。 三、生產(chǎn)管理者應負的責任 生產(chǎn)管理者在加強工段管理時既要行使自己的權(quán)利、義務，又要承擔相應的責任，主要包括以下幾個方面。 1、 保證和提高產(chǎn)品質(zhì)量：質(zhì)量是企業(yè)的命脈，產(chǎn)品質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的興衰存亡，把好產(chǎn)品質(zhì)量關(guān)是義不容辭的責任，同時要領(lǐng)導員工鉆研生產(chǎn)技術(shù)，為按時、按質(zhì)、按量地生產(chǎn)高質(zhì)量的產(chǎn)品而不懈努力。 2、 提高生產(chǎn)效率：通過不斷的創(chuàng)新并挖掘員工生產(chǎn)積極性，改進操作方法和管理流程，提高設備利用率，提高生產(chǎn)效率。 3、 降低生產(chǎn)成本：降低生產(chǎn)成本包括原材料、能源的節(jié)約，生產(chǎn)過程中廢次品的控制，加強設備維護與保養(yǎng)，減少設備維修成本，人力成本的降低等等。 4、 對生產(chǎn)負責：生產(chǎn)包括人身和設備，有了不一定有了一切，但沒有就沒有一切，生產(chǎn)一定要堅持， 、為主的生產(chǎn)管理方針，防止工傷事故和重大事故的發(fā)生。 四、生產(chǎn)管理者應如何去開展工作 生產(chǎn)管理者在明確自己的工作內(nèi)容和責任后，應該如何去開展工作，發(fā)揮在生產(chǎn)管理中的作用，應該從以下幾個方面去做 1、 首先應該清楚地知道自己在生產(chǎn)管理中地位和作用，明確自己的工作職責，知道自己該做哪些工作，應該承擔什么樣的責任，只有這樣才能充分發(fā)揮應有的作用，做一個有實際價值的生產(chǎn)管理者。 2、 要具備對工作的強烈責任感，只有對工作負責，才能把工作做好做對，同時工作中要勇于承擔責任，不斷地提高自己的工作能力和素質(zhì)。 3、 在生產(chǎn)現(xiàn)場要善于發(fā)現(xiàn)問題，并及時處理和解決問題，并對問題進行總結(jié)分析，遇到重大質(zhì)量、等問題應及時向上級領(lǐng)導匯報，以便得到及時處理解決。 4、 在管理本工段的工作中，應制定明確的工作目標和計劃，目標明確是一個重要和起碼的前提，目標的實現(xiàn)需要制定詳細的工作計劃，計劃要有時間性、階段新性，也可分短期計劃和長期計劃。 5、 要關(guān)注員工的工作和生活，及時了解員工的思想狀況，對員工及時進行指導，生活上的關(guān)心，啟發(fā)和引導員工，把工作做好。 五、生產(chǎn)管理者的業(yè)績體現(xiàn)在哪些方面 1、 產(chǎn)品質(zhì)量的提高 2、 生產(chǎn)效率的提高 3、 廢次品率的降低，生產(chǎn)成本有效控制 4、 保持良好的生產(chǎn)現(xiàn)場，使生產(chǎn)有序進行 5、 生產(chǎn)管理

ISO20000認證的關(guān)鍵點 1. 確保各項服務管理計劃均有實施憑證 服務管理計劃憑證指的是服務管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動的審計憑證。大多數(shù)這些關(guān)于服務管理計劃和操作的憑證應該存在于正式的文檔，確保各項工作都在按照計劃進行實施。 2. 文檔管理規(guī)范 針對文檔創(chuàng)建和管理的過程來保證各流程服務特性被恰當?shù)拿枋觥? 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性，需要建立起一套將各類文檔保護起來的備份策略。 ISO 20000認證關(guān)鍵點 服務管理中的服務支持人員應該具備由適當?shù)呐嘤査С值墓ぷ髂芰?。組織應該對每個服務管理角色定義必要的能力，并保證個人能意識到他們自己的工作對整個服務上下的重要性以及對服務品質(zhì)完成的必要性。組織應該提供培訓或采取行動來滿足這些需要，并實施行動有效性的評估。 組織應該開發(fā)和加強員工工作的專業(yè)能力。在征召新人的過程中，應該針對職位的描述、服務管理目標和整個服務質(zhì)量目標檢查職位申請人的情況有效性，確定申請人的特長、弱點和潛在能力。為了安置新的或擴展服務的員工，使用新技術(shù)，安排服務管理人員開發(fā)項目團隊，不斷計劃和填補由于人員周轉(zhuǎn)造成的缺口。員工應該在服務管理相關(guān)領(lǐng)域得到訓練，應該開發(fā)他們的團隊工作和領(lǐng)導技能。對每個人的訓練記錄以及訓練的說明應該被保留。 文檔管理 概述 每一個組織都希望結(jié)合自身特色有效管理和實施所有IT服務所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當合理的管理政策、計劃，用以規(guī)范、細化相關(guān)的活動，使管理使命、目標得以落實。這些管理政策、計劃、活動記錄將以文檔作為載體進行保存，并在實施過程中指導服務開展，成為落實服務管理政策、計劃的保障和檢驗實施效果的依據(jù)。 文檔管理(Documentation Management)是針對文檔創(chuàng)建和管理的過程，用以確保服務特性、管理政策、計劃被適時的、恰當?shù)拿枋?，以便控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關(guān)的一些概念： 受控文檔：指按組織管理要求進行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對文檔的版本進行嚴格控制，確保文件的 有效性。一般來說這些文檔是長期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的，如組織的規(guī)章制度。 質(zhì)量文檔：質(zhì)量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過程和程序、要求的記錄，以確保服務管理的有效計劃、運行和控制，包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務管理方針和計劃、文件化的服務等級協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問控制：文檔訪問控制實質(zhì)上是對文檔訪問者使用受控文檔的限制，它決定是否允許訪問者對不同類型的文檔進行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過制度及工具確保只有經(jīng)授權(quán)的用戶，才允許對相應的文檔進行相關(guān)操作。 目標 文檔管理的目的在提供服務管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動的憑證，以達到有效管理和實施IT服務的政策和框架這一目標。為達到這一目標需要通過以下幾個方面來實現(xiàn)： (1) 完善組織的質(zhì)量文檔管理，控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評審、批準、保持、銷毀和控制的程序和職責。 (3) 滿足組織文檔內(nèi)容管理需求，包括建立組織文檔體系架構(gòu)，規(guī)范組織文檔命名規(guī)則，對不同類別的文檔的生命周期進行分類管理，包括文檔生成、文檔更新、文檔發(fā)布、文檔借閱、文檔銷毀； (4) 完善文檔備份機制以確保文檔的可用性，并針對不同類型的文檔進行分級分類的信息管理，文檔訪問控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務提供者的管理難度，推動質(zhì)量體系的落地、促進各流程工作的開展。 與其他流程的關(guān)系 文檔管理工作是質(zhì)量體系實施中所不可缺少的一部分，從一定意義上講，ISO 20000的實施就是制定策略及計劃，按照計劃實施，生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過程。當然，ISO 20000實施絕不是就是“紙上談兵”，這里所說的文檔包含的內(nèi)容非常廣泛，其中有很多是服務管理方針和計劃、文件化的服務等級協(xié)議、方法等，但更加關(guān)鍵的是，這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等，當具體工作和活動執(zhí)行過后，文檔就成了審計的憑證。所以，我們可以說，文檔管理與ISO 20000各個流程都息息相關(guān)，其專業(yè)化程度可以是反映整個ISO 20000管理水平的一個側(cè)面。 文檔訪問控制需按照信息管理流程要求進行對文檔進行分級，并對不同分級的文檔進行權(quán)限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。 活動和過程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個角度進行，包括從保存介質(zhì)上的分類、從內(nèi)容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來說，文檔從內(nèi)容上分類可分為管理文檔、技術(shù)文檔；從保存介質(zhì)上分，可分為紙質(zhì)文檔、電子文檔；從使用范圍來分可分為公開使用、內(nèi)部使用等。 不同的文檔分類方式，對于文檔管理的意義也是不同的，例如對文檔內(nèi)容的分類，旨在建立文檔知識體系架構(gòu)，一方面通過統(tǒng)一規(guī)劃的文檔架構(gòu)能清晰地對已有的各個流程的進展情況進行管理、跟蹤、審計，另一方面文檔分類也可指導組織的知識體系建立，是組織整體管理思路的展現(xiàn)。而從文檔使用范圍的分類則提出了對文檔訪問控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發(fā)布、發(fā)放、分發(fā)、更改、保管和作廢過程中應符合信息管理流程的相關(guān)要求。受控文檔應做好版本管理，以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫、審核、批準 文檔需按文檔編寫規(guī)范進行編寫，文檔內(nèi)容在發(fā)布前須經(jīng)相關(guān)負責人審核以規(guī)范文檔格式，確保文檔準確、恰當?shù)孛枋龉芾碚?、計劃，確保文檔內(nèi)容的真實性。經(jīng)審核的文檔由負責人批準后可進行發(fā)布。 (2) 文檔發(fā)布 文檔由文檔撰寫/修改者提交，經(jīng)由相關(guān)責任人批準后統(tǒng)一、集中的發(fā)布在相關(guān)處所。為使閱覽者得到和使用相關(guān)文檔的有效版本，文檔需進行統(tǒng)一的發(fā)布管理以保證文檔發(fā)布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據(jù)內(nèi)容、年度、部門等情況定期進行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據(jù)信息管理流程對文檔進行分級，對文檔及文檔的歷史版本進行訪問控制，設定各類文檔的訪問列表，并通過工具的使用確保文檔被適當保護的同時也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關(guān)管理人員進行修改，經(jīng)負責人審核批準后進行發(fā)布，替換老版本。 紙質(zhì)文檔更改后的文檔按該文檔發(fā)放清單逐次回收更替原文檔；文檔更改除特別批準外，一律采用以舊換新方法進行。回收文檔的文檔需進行統(tǒng)一的保管，機密文件應集中銷毀。 (6) 文檔權(quán)限管理 文檔權(quán)限管理又稱文檔訪問控制，各類受控文檔需按照信息管理流程要求進行分級，并對不同分級的文檔進行權(quán)限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。文檔權(quán)限管理包括對文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權(quán)限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的，隨著業(yè)務發(fā)展、技術(shù)更新，文檔需要不斷地修訂，保持其有效性，以適應不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念，對文檔，特別是質(zhì)量體系文檔提出在規(guī)定時間內(nèi)至少修訂一次的要求，整理文檔修訂計劃，檢驗落實情況，督促文檔及時修訂，確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規(guī)范 文檔的規(guī)范化程度反映出文檔管理的水平，規(guī)范化首先需要對文檔進行內(nèi)容分類，概括同類文檔的共同點，以此作為文檔規(guī)范化、模板化的依據(jù)。文檔規(guī)范化、模板化有利于對文檔進行分類管理，通過經(jīng)驗累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規(guī)范屬于文檔規(guī)范化的一部分，制定文檔命名規(guī)范需要跟據(jù)組織需求對文檔進行分類，不同類別的文檔使用相應的命名規(guī)范，便于文檔的查找，并為文檔的分類管理奠定了堅實的基礎。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責 (1) 文檔管理員 負責管理各類文檔，擬定文檔修訂計劃，根據(jù)管理要求對各類文檔進行分級，設置不同級別文檔的權(quán)限。組織可根據(jù)自身特點設一個或多個文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負責文檔合規(guī)性管理及審計。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺 文檔分散為文檔管理帶來許多問題，包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺后，可通過集中文檔、統(tǒng)一管理的方式，在平臺上共享各類工作文檔，提高了文檔的使用頻率，使文檔發(fā)揮出 的效用。完善的備份機制，全文檢索功能，文檔版本控制的功能，文檔電子審批功能，文檔歸檔功能，信息權(quán)限管理功能等等，為組織提供了、便捷的文檔處理中心，提高了文檔的及時性和準確性。 (2) 制度評審體制 為保證各類流程管理制度及時更新，組織須規(guī)范規(guī)章制度建設活動，建立和完善規(guī)章制度體系，制定流程管理制度更新計劃，定期組織制度評審會，對流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進行評審。制度評審會對流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴密性和操作性進行評估，并及時廢止失效的制度，確保各流程管理制度能及時優(yōu)化，同時通過制度評審會，組織內(nèi)部對各流程管理制度達成一致的見解，為管理流程的落實做好鋪墊。 (3) 關(guān)鍵指標KPI指標的設置 文檔管理成功與否在于兩點：其一是否建立合理的文檔管理體系。文檔管理體系可通過規(guī)范各類文檔的定義，規(guī)范文檔的編寫，定義各項工作的可交付文檔，以此來檢查各項工作的開展情況，也便于對文檔的日常維護和查找。當然，合理的文檔管理體系不是一朝一夕能夠建成的，需要長期累積，并在實施中不斷完善，適應不斷變化的管理要求。 文檔管理另一個要求就是能夠控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本；為保證各管理流程根據(jù)實際工作情況整理修訂流程管理文檔，文檔管理需在每年制定詳細的文檔修訂計劃，以此督促各流程文檔在規(guī)定期限內(nèi)至少修訂一次，并以此作為文檔管理流程的KPI值，例如ISO 20000管理文檔中的一、二、三級文檔在一年內(nèi)的修訂率達到。

1） 東莞ISO9000認證 對監(jiān)測和測量的策劃不足，未確定應進行監(jiān)測和測量的項目、上海黃浦當?shù)夭扇〉姆椒ā⑸虾｜S浦當?shù)乇O(jiān)測的頻率； 2） 東莞ISO9001認證 未對目標、上海黃浦當?shù)刂笜撕凸芾矸桨傅膱?zhí)行狀況進行監(jiān)測和測量； 3） 東莞ISO14000認證 未能提供對日常運行管理過程的監(jiān)控記錄； 4） 東莞ISO5001認證 未定期進行噪聲、上海黃浦當?shù)貜U氣/粉塵、上海黃浦當?shù)貜U水的監(jiān)測，應進行至少一年一次的監(jiān)測，一般委托當?shù)丨h(huán)境監(jiān)測站或其他有資質(zhì)的環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)進行； 5） 東莞ISO10012認證 自有監(jiān)測設備未定期進行校準或檢定，如噪聲測試儀、上海黃浦當?shù)匚鬯炘O備等； 6） 東莞ISO9001認證 污水處理站未能提供對污水監(jiān)測、上海黃浦當?shù)鼗灥挠涗洠蛴斜O(jiān)測但頻率不符合文件規(guī)定的要求。