檔案室建設將實現智能自動化,實現人防、物防、技防的管理模式.檔案室環(huán)境智能管理、檔案室智能管理與檔案室設備、存儲設備、環(huán)境設備聯動運行.主要內容包含：檔案室一體化控制管理系統、智能存儲檔案柜、RFID識別盤庫系統、檔案借閱 / 收發(fā)管理系統、氣體消防滅火系統、數字化檔案管理系統等幾大系統以及其他配套設施.
檔案室及相關辦公場地建設要符合檔案防護的基本要求,實現按功能區(qū)域劃分設計,實現防潮、防水、防火、防盜、 防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)；檔案室地面應光潔、平整、耐磨,設有防止漏電的保護設置,檔案室地面平均承重應為200公斤/平 方米以上,采用密集架時承重應不低于在800公斤/平方米為 宜.完成對所有設計區(qū)域裝修施工及電器設計改造工作.

安裝的智能密集柜其智能性體現在無序存放、有序管理、操作工序簡單方便、功能性強.實現檔案的條目級管理、檔案實物管理、庫房及密集柜內溫濕度的管理控制.一體化智能檔案庫房的建設,既提高了人員的工作效率、降低能源消耗,又節(jié)約了運行成本,實現了人性化管理理念.

檔案的存放保管
  檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標準,主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規(guī)范標準.
  很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫房,因為地下室受光線、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較.關鍵是如何進行防潮,要采用去濕機進行除濕,使庫房內的溫濕度保持在一定范圍.而低矮的平房做庫房,既不,還容易造成檔案的發(fā)霉、生蟲,庫房內的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護,難以達到規(guī)范標準.
  有的檔案庫房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴,使庫房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫房內適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時觀察,記錄庫房內、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調設備,則門窗的密閉一定要好.如果沒有空調和去濕設備,則應根據不同地區(qū)的氣候特點,適時進行自然通風,防止案卷的潮濕、發(fā)霉,這樣才能緩解溫、濕度對檔案庫房的不良影響.