檔案室一體化控制管理系統(tǒng)建設(shè)方案
按檔案室十防要求,即：防潮、防塵、防污染、防光、防有害生物、防水、防高低溫、防火、防盜及防磁.對于十防中的防潮、防塵、防污染、防有害生物及防水均納入檔案室環(huán)境工程設(shè)計方案中,此五防內(nèi)容,均列入環(huán)境工程設(shè)計方案中；其它五防內(nèi)容單列設(shè)計方案.
本系統(tǒng)針對檔案室安防、恒溫控制、恒濕凈化消毒控制、漏水報警系統(tǒng)等設(shè)備狀態(tài)進行統(tǒng)一管理.各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析處理、報警、查詢、報表及部分子系統(tǒng)的設(shè)置等功能全部通過環(huán)境監(jiān)控平臺實現(xiàn).圖形化顯示,支持檔案室電子地圖功能,對檔案室所有運行設(shè)備顯示運行狀態(tài).
提供多種告警提醒方式,支持監(jiān)控中心現(xiàn)場的聲光、系統(tǒng)告警和遠(yuǎn)程短、郵件等告警方式,用戶可按需組合,實現(xiàn)對檔案室的全天候自動監(jiān)測,以達(dá)到無人值守目標(biāo).
報表系統(tǒng)中提供設(shè)備告警報表,通過設(shè)置監(jiān)控站名稱、 設(shè)備名稱、號名稱、子系統(tǒng)類型、報警類型等組合查詢條件可獲取包含告警息、處理情況、告警統(tǒng)計息的報表,可用excel或pdf格式供查詢、導(dǎo)出、打印.
有的檔案庫房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴(yán),使庫房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫房內(nèi)適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時觀察,記錄庫房內(nèi)、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調(diào)設(shè)備,則門窗的密閉一定要好.如果沒有空調(diào)和去濕設(shè)備,則應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)的氣候特點,適時進行自然通風(fēng),防止案卷的潮濕、發(fā)霉,這樣才能緩解溫、濕度對檔案庫房的不良影響.
檔案的利用
檔案保管的目的在于利用,隨著人們對檔案意識的不斷加強,檔案的利用率也在提高,但是在利用過程中卻發(fā)現(xiàn)由于一些利用者缺乏檔案保護的基本知識,對檔案造成不應(yīng)有的損壞,如折卷、破裂、斑痕及磨損等,為了降低人為因素對檔案的損毀,既要保護它又要利用它,編制多種檢索工具,提高文件的查準(zhǔn)率,提供復(fù)印件,編輯文件匯集,加強催退工作及借閱管理制度,對造成文件損壞的進行處理.
1、檔案庫房應(yīng)有防盜措施,一般庫房要加設(shè)防盜門窗.
2、檔案庫房窗子要配掛窗簾,防止陽光直射庫內(nèi)；同時庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜,避免日光燈中紫外線對檔案的破壞.
3、濕度較大的庫房應(yīng)配備去濕機及放置吸潮劑.
4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象,庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,要建立嚴(yán)密的防火制度并配備消防滅火器材.
5、為防止檔案發(fā)生鼠害,庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥.
6、檔案庫房可通過灑冷水、機械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象.有條件的單位應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備,以達(dá)到庫房理想的溫度.
7、為防止灰塵對檔案的損害,庫房好加雙層窗,同時利用吸塵器及時吸除檔案柜架上的灰塵.
8、檔案柜架應(yīng)防止防蟲,以防檔案害蟲破壞檔案.
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