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iso9000:2015認證顧客溝通的內(nèi)容和方式 4.1 溝通的內(nèi)容 4.1.1 外部信息 a) 與顧客有關的溝通(如合同、訂單等); d) 與供應商有關的溝通(如采購合同、訂單、進貨不合格等); c) 與其他相關方的溝通(如政府監(jiān)管部門等); 4.1.2 內(nèi)部信息 a)公司質(zhì)量方針、質(zhì)量目標的溝通; b) 公司領導層的決議,包含經(jīng)營管理目標、公司戰(zhàn)略規(guī)劃及發(fā)展方向等; c) 各種會議精神的傳達; d) 本公司經(jīng)營、生產(chǎn)和管理過程中發(fā)現(xiàn)的異常信息,包括質(zhì)量、進度、成本、員工意識等; e)有關經(jīng)營管理績效及改進的溝通; f) 本公司重要事項的報告,重要事項主要指: 1)重大招、投標事項和合同評審; 2)重大合同項目的技術交底; 3)公司新產(chǎn)品開發(fā)進程、試驗、確認情況; 4)重要顧客對公司現(xiàn)場考評; 5)重大產(chǎn)品質(zhì)量事故; 6)重大人身傷亡和設備損壞事故; 7)重大生產(chǎn)或管理項目的整改結果。 g)其他需要溝通的日常工作 4.2 內(nèi)部溝通的主要方式 a) 口頭(含電話)方式溝通──適用于需立即溝通或不需要留有證據(jù)的溝通事項; b) 書面方式溝通(含電子信息溝通)──包括:郵件、企業(yè)、通知/通報、會議紀要、溝通聯(lián)絡函、書面報告、公告欄以及各程序文件中規(guī)定的用于相互傳遞的記錄; c) 會議方式溝通──公司需要定期召開或者臨時召開的會議 d) 其他方式溝通──如員工關愛訪談、員工績效面談、員工的合理化建議等。 4.3 外部溝通 4.3.1銷售部和成套綜合辦負責與客戶有關的溝通,詳見《與顧客有關的過程控制程序》; 4.3.2采購部負責與供應商有關的溝通,詳見《供應商管理控制程序》; 4.3.3 其他相關方的溝通職責詳見《組織環(huán)境及相關方需求控制程序》; 4.3.4 以上部門負責相關信息的接收,并將接收到的信息進行處理和報告,必要時應保留書面材料,需要內(nèi)部其他部門協(xié)助進行完成的,由信息接收部分負責組織協(xié)調(diào)。 4.4內(nèi)部溝通 4.4.1會議溝通 4.4.1.1公司級例會:對于公司系統(tǒng)性工作采用例會的形式進行溝通,公司確定的例會內(nèi)容及召開頻次要求如下: 例會名稱 會議主題 會議時間 負責人 參加人員 經(jīng)營管理例會 經(jīng)營管理工作總結、改進及下一步方向及計劃 每月一次 總經(jīng)理 經(jīng)理班子成員 管理 例會 對近一個月的管理工作進行總結、下一步工作部署、管理案例分享等 每月一次 管理/副總總監(jiān) 中高層管理者及后備管理干部 質(zhì)量 例會 討論近一個月的質(zhì)量情況、顧客投訴、質(zhì)量案例等(成套和元件分開召開) 每月一次 管理者代表 技術副總 中高層管理者、車間/技術/質(zhì)檢相關人員 生產(chǎn) 調(diào)度會 生產(chǎn)進度管理情況 每月一次 生產(chǎn)副總/總監(jiān) 生產(chǎn)管理中心相關管理人員以及采購、質(zhì)檢、技術部門或其他相關部門人員 4.4.1.2部門級例會:部門級例會應保證每月至少召開一次,部門例會由部門經(jīng)理主持,并留有《會議紀要》。 4.4.1.3 其他臨時性會議:臨時性會議由發(fā)起部門組織并通知會議議題內(nèi)容、地點、時間、參加人員及會議主持人。根據(jù)會議內(nèi)容及性質(zhì)確定是否出具《會議紀要》。 4.4.1.4對于公司級例會,會后兩日內(nèi),由會議負責人安排人員將會議簡況、主要內(nèi)容和會議精神進行整理,形成《會議紀要》,向會議負責人匯報后,將《會議紀要》或者相關的會議PPT上傳至OA,相關人員應及時查看,了解會議精神,執(zhí)行會議決定,會議負責人應對會議上做出決定的工作進行檢查,保證會議各項工作落實。有特殊要求的會議按照要求執(zhí)行。 4.4.2公司重要事項的溝通 公司重要事項應及時通過書面文件、公告、會議等形式溝通。 重要事項 提出報告部門 提出報告時間 報告上至人 報告下至人 報告方式 重要客戶參觀 接到通知部門 接到通知后及工作開展前1天 總經(jīng)理 相關部門和人員 報告/通知 上級工作檢查及項目驗收 接到通知部門 接到通知后及工作開展前1天 總經(jīng)理 相關部門和人員 報告/通知 重大合同 銷售部 成套綜合辦 得到可靠信息1個工作日內(nèi) 總經(jīng)理 合同評審的相關人員 報告/通知 重大項目技術交底 技術部 交底前 技術副總/總工 相關部門 報告 新產(chǎn)品 開發(fā)進度 技術部 重要節(jié)點 總經(jīng)理及有關 副總經(jīng)理 相關部門、車間 報告 重大質(zhì)量事故 技術部/質(zhì)檢部 當下口頭報告,三日內(nèi)出書面報告 總經(jīng)理 管理者代表 有關人員 分析報告 重大事故 生產(chǎn)部 當下口頭報告,三日內(nèi)出書面報告 總經(jīng)理/負責人/人事負責人 相關人員 調(diào)查報告 重大設備事故 生產(chǎn)部 當下口頭報告,三日內(nèi)出書面報告 總經(jīng)理 及生產(chǎn)副總 相關人員 調(diào)查報告 重大生產(chǎn)、 管理項目整改 主管部門 事前請示,整改完畢后書面報告 總經(jīng)理 生產(chǎn)/管理副總 相關人員 工作總結 4.4.3員工意見和投訴溝通 4.4.3.1員工意見和投訴主要包含兩方面的內(nèi)容: a)一是合理化建議。合理化建議是指任何員工個人或集體針對公司生產(chǎn)、經(jīng)營或管理的任何環(huán)節(jié)所提出的具有可操作性的改進方法和措施。 b)二是員工投訴。員工投訴主要是指任何員工個人或集體針對公司生產(chǎn)、經(jīng)營或管理的任何環(huán)節(jié)所提出的抱怨和不滿以及改進建議。 4.4.3.2針對合理化建議 公司合理化建議貫徹“全員參與” 的基本原則,以確保公司的持續(xù)改進,并對提出合理化建議的員工實施獎勵。 4.4.3.3針對員工投訴: 員工投訴的方式可以采用:直接投訴、電話/短信投訴、郵件投訴、意見箱投訴等,企管部負責員工投訴的處理,并根據(jù)員工投訴的情況進行調(diào)查,結合事件的影響程度以及公司的現(xiàn)狀作出是否需要改進的決定。所有員工投訴的內(nèi)容應登記公司投訴臺賬,并上報公司總經(jīng)理。




房地產(chǎn)ISO9001:2008認證已成為房地產(chǎn)業(yè)的新潮流。房地產(chǎn)業(yè)企業(yè)明顯的體現(xiàn)在認證通過以前質(zhì)量管理體系的運行情況,相對說比較正常和良好(否則也難以通過審核),在質(zhì)量管理體系認證通過以后,一些企業(yè)便產(chǎn)生了松懈思想,從而放寬了對質(zhì)量管理體系運行的維持和監(jiān)督力度,呈現(xiàn)出種種滑坡現(xiàn)象。有的通過了 ISO9000 質(zhì)量管理體系認證的房地產(chǎn)企業(yè)在竣工工程驗收時,反而有合格率下降的現(xiàn)象,這顯然是不正常的。由此,有足夠理由懷疑這些房地產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理體系運行的符合性和持續(xù)的有效性。顯然,這種情況對那些房地產(chǎn)企業(yè)自身存在和發(fā)展的影響也是頗具危害性的。 對于房地產(chǎn)企業(yè)而言,施工場所分散并且流動性較大,人員波動也比較大,因此,實施 ISO9000 質(zhì)量管理體系相對說難度也比較大一些,從而致使少數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)在運行 ISO9000 質(zhì)量管理體系上存有較多紕漏。然而,誠如 ISO9000:2008 標準所指出的:“質(zhì)量管理體系要求是通用的,適用于所有行業(yè)或經(jīng)濟領城,不論其提供何種類別的產(chǎn)品。 1 管理者重視,質(zhì)量目標應是“可測量的”   房地產(chǎn)企業(yè)在獲得認證后質(zhì)量管理體系持續(xù)正常運行的前提,是得到 管理者或管理者代表的重視和支持。譬如,有的房地產(chǎn)企業(yè)在認證后,組織機構就由于各種原因“散架”了,質(zhì)量員(或質(zhì)檢員)也進行調(diào)動,換上了不甚熟悉質(zhì)量管理或檢驗業(yè)務的人員(按要求應經(jīng)培訓和考核合格)。眾所周知,組織機構是質(zhì)量管理體系運行的基本保證,失去了合適組織機構的支撐,質(zhì)量管理體系的正常運行勢必成為一句空話。有了 管理者或管理者代表的重視和支持,類似這種組織機構隨意“散架”的事情就不會發(fā)生,人力、物力、財力等各種資源也就能得到一定保證。實際上,質(zhì)量管理體系在運行過程中還會產(chǎn)生各種各樣問題或情況,因此,需要一個發(fā)現(xiàn)問題、解決問題并不斷完善和改進的機制,客觀地說,這種機制的權威協(xié)調(diào)者非 管理者或管理者代表莫屬。   ISO9001:2008 標準對質(zhì)量目標的要求之一是“可測量的”。某公司的質(zhì)量目標為:“工程竣工驗收合格率 ,創(chuàng)文明標化工地 3 項,合同履約率 ,交付后滿意率 ”。這個質(zhì)量目標當然也有缺陷:一是缺少管理性過程的質(zhì)量目標。二是先進性方面尚有不足。但是,它有一個 的優(yōu)點就是“可測量的”。有的房地產(chǎn)企業(yè)的質(zhì)量目標中有這么一條“創(chuàng)建 (或精品)工程”,但 (或精品)工程的標準或條件是什么?數(shù)量又是多少?比較籠統(tǒng)無法衡量。也有的房地產(chǎn)企業(yè)其質(zhì)量目標為“爭達行業(yè)先進水平”,同樣衡量不了,企業(yè)的質(zhì)量目標應是經(jīng)過努力可以達到的具體目標。同時,浙江景華公司的質(zhì)量目標層層分解到各個部門和科室,這樣才能保證其實現(xiàn)。實際上一個企業(yè)質(zhì)量目標實現(xiàn)得如何,反過來也顯示出該企業(yè)質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)是否正常和有效。因為,“實踐是檢驗真理的 標準”。 2 不斷提高全員對 ISO9000 標準的理解能力和實踐水平   眾所周知,技術資料、人員因素、機械設備、環(huán)境條件、規(guī)章制度等各項影響質(zhì)量管理體系運行的要素之中,人員因素是重要的,因為任何事情總要依靠人員來操作和執(zhí)行。對房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)各類人員進行培訓和學習,是提高人員素質(zhì)的有效途徑。中層以上管理人員及頂目經(jīng)理在認證后應再培訓,再培訓的主要內(nèi)容為 ISO9000:2008 族標準,房地產(chǎn)業(yè)方面的法律和法規(guī)等,由上級建設部門的領導和專家授課。   房地產(chǎn)企業(yè)的管理人員應加強對他們的再培訓工作。主要培訓和學習本公司的質(zhì)量管理體系文件以及房地產(chǎn)業(yè)法律法規(guī)等,在可能條件下還可組織專業(yè)人員對相關技術標準或技術規(guī)范進行學習和交流,以提高管理意識和技術水平,可由獲得內(nèi)審員資格的中層領導和相關技術人員授課,也可以請相關專業(yè)的專家指導。由于行業(yè)關系,房地產(chǎn)企業(yè)的特殊工種(有的還有一定危險性)比較多,所以,這些工種的人員必須經(jīng)培訓持證上崗。   關于內(nèi)審員的再學習,應組織內(nèi)審員進一步學習和理解內(nèi)審員的培訓教程,相互交流內(nèi)審中的經(jīng)驗和體會。內(nèi)審員的數(shù)量要和本公司的規(guī)模相適應,否則應增加內(nèi)審員的人數(shù)(需經(jīng)質(zhì)量管理體系認可機構培訓考核合格并獲證)。請質(zhì)量管理專家進行 ISO9000 族標準的培訓和學習,強化全員的質(zhì)量意識,以促進本公司管理水平和質(zhì)量保證能力的提高。 3 強化內(nèi)審,不斷完善和改進質(zhì)量管理體系的運行   事實上,ISO9000 認證之后的質(zhì)量管理體系也不可能是完善的,它還需要在運行和實施過程中不斷加以改進和充實。如在質(zhì)量管理體系的持續(xù)運行中,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量手冊中的一些條款與實際情況不相適應;一些程序文件的條款在執(zhí)行和操作時也會發(fā)生許多不符合客觀實際的現(xiàn)象。因此,質(zhì)量手冊和程序文件在實施若干時間后要進行修訂和換版是很正常的事(即使短期內(nèi)不改版,但在質(zhì)量管理體系文件的增刪頁中適時填寫更新情況也屬必要)。至于因為技術標準或技術規(guī)范的修訂,勢必導致相關原始記錄表式的一定更改。其次,由于顧客申訴或意見反饋,房地產(chǎn)業(yè)市場新的信息,內(nèi)部、外部質(zhì)量審核發(fā)現(xiàn)的問題及相應糾正和措施等,均可導致質(zhì)量管理體系文件需要完善和改進。從某種意義上說,質(zhì)量管理體系文件的適時充實、改進和更新正是質(zhì)量管理體系運行、維持和完善中的“寒暑表”。   強化內(nèi)審是促進房地產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理體系持續(xù)運行的不竭的動力,在可能的條件下內(nèi)審結果也可作為企業(yè)內(nèi)部職能和責任考核的獎懲依據(jù)。一般地說,每年至少進行一次內(nèi)審,但為了促使質(zhì)量管理體系更好運行(或某些企業(yè)因于行業(yè)的特殊性),也可每年進行二次或兩年進行三次內(nèi)審。如果每年只進行一次內(nèi)審,那么這次內(nèi)審必須包括 ISO9000 標準全部要素和所有部門;如果每年兩次內(nèi)審,那么有一次內(nèi)審可以是 ISO9000 標準部分要素和若干部門。對于內(nèi)審中的不合格項的糾正或措施,必須進行有效跟蹤和記錄。實踐表明,強化內(nèi)審,嚴于督查,可以有效克服和機構內(nèi)部的惰性,增強全體員工的質(zhì)量意識和執(zhí)行質(zhì)量管理體系文件的自覺性,提高企業(yè)的綜合管理水平,有利于形成自我約束、自我改進、自我完善的良性循環(huán)機制。 4 加強管理評審,重視測量儀器設備的檢定工作   管理評審是由 管理者或管理者代表主持的對房地產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理體系運行狀態(tài)(其適宜性、充分性和持續(xù)有效性如何)的審核。管理評審可以是例行性的,如和內(nèi)審一樣,每年至少進行一次;也可以是有針對性的,在發(fā)現(xiàn)問題(如外審或內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)不符合項、客戶的投訴、竣工工程質(zhì)量驗收中發(fā)生較大不合格、施工生產(chǎn)中發(fā)生較大質(zhì)量事故等)之后即時進行。對于例行性的管理評審,如果內(nèi)審已包括 ISO9000 標準全部要素和所有部門,那么管理評審時限于時間和精力,也可選擇 ISO9000 標準部分要素和部門進行;否則必須按 ISO9000 標準全部要素和部門進行(亦算是對內(nèi)審的一種補償)。對于有針對性的管理評審,則其審核計劃應圍繞問題所涉及的要素和部門進行制訂,以便做到“對癥下藥、辨證施治”,從而收到事半功倍的效果。通過管理評審, 管理者或管理者代表可以加深對本公司質(zhì)量管理體系運行狀態(tài)的了解,這對于解決各部門協(xié)調(diào)等問題頗有益處,也可以促進質(zhì)量管理體系更加有效地運行。   就房地產(chǎn)企業(yè)的實際狀況而言,測量儀器設備的數(shù)量相對企業(yè)規(guī)模來說比較少,所以,往往被置于無足輕重的地位。在 ISO9000 認證之前由于標準有要求,因此,房地產(chǎn)企業(yè)都能將測量儀器送法定計量機構進行檢定,但認證之后不少房地產(chǎn)企業(yè)一怕麻煩二圖省錢,常常不再嚴格執(zhí)行測量儀器的周期檢定工作。數(shù)年前本地一家市政工程公司在道路施工中,由于一臺水準儀多年未檢引起失準,因此,導致施工路面縱向坡度超標而返工,既貽誤了工期也造成了經(jīng)濟損失。浙江景華公司則一貫重視測量儀器的年檢和設備完好率工作,從而使施工生產(chǎn)過程得到有效的控制。ISO9001:2008 標準對監(jiān)視和測量裝置的控制含有 2 方面的要求:一是確定需實施的監(jiān)視和測量。二是確定所需的監(jiān)視和測量裝置。同時,對測量設備提出了與監(jiān)視和測量的要求相一致的規(guī)定。浙江景華公司對 ISO9001:2008 標準關于監(jiān)視和測量儀器設備的要求有比較深刻的理解,并在企業(yè)的質(zhì)量活動中很好地貫徹實施。這是因為認識到量值的溯源性,是 ISO9000 認證之后質(zhì)量管理體系持續(xù)正常運行的一個重要標志。



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