很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫房,因?yàn)榈叵率沂芄饩€、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較.關(guān)鍵是如何進(jìn)行防潮,要采用去濕機(jī)進(jìn)行除濕,使庫房?jī)?nèi)的溫濕度保持在一定范圍.而低矮的平房做庫房,既不,還容易造成檔案的發(fā)霉、生蟲,庫房?jī)?nèi)的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護(hù),難以達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).
  有的檔案庫房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴(yán),使庫房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫房?jī)?nèi)適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時(shí)觀察,記錄庫房?jī)?nèi)、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調(diào)設(shè)備,則門窗的密閉一定要好.如果沒有空調(diào)和去濕設(shè)備,則應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)的氣候特點(diǎn),適時(shí)進(jìn)行自然通風(fēng),防止案卷的潮濕、發(fā)霉,這樣才能緩解溫、濕度對(duì)檔案庫房的不良影響.
  檔案的利用
  檔案保管的目的在于利用,隨著人們對(duì)檔案意識(shí)的不斷加強(qiáng),檔案的利用率也在提高,但是在利用過程中卻發(fā)現(xiàn)由于一些利用者缺乏檔案保護(hù)的基本知識(shí),對(duì)檔案造成不應(yīng)有的損壞,如折卷、破裂、斑痕及磨損等,為了降低人為因素對(duì)檔案的損毀,既要保護(hù)它又要利用它,編制多種檢索工具,提高文件的查準(zhǔn)率,提供復(fù)印件,編輯文件匯集,加強(qiáng)催退工作及借閱管理制度,對(duì)造成文件損壞的進(jìn)行處理.

安防系統(tǒng)建設(shè)方案

布置紅外防盜傳感器,預(yù)設(shè)防拆報(bào)警功能,當(dāng)非法人員強(qiáng)行進(jìn)入時(shí),輸入觸發(fā)布防狀態(tài)的紅外線報(bào)警器報(bào)警,同時(shí)本地監(jiān)控系統(tǒng)立即向管理中心報(bào)警.當(dāng)內(nèi)部人員進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)時(shí),通過現(xiàn)場(chǎng)按鈕對(duì)紅外線報(bào)警器撤防,當(dāng)人員離開時(shí)再進(jìn)行布防.

視頻系統(tǒng)完整集成視頻監(jiān)測(cè)系統(tǒng),實(shí)時(shí)預(yù)覽、錄像、查詢等功能,當(dāng)檔案室內(nèi)架體被打開時(shí),聯(lián)動(dòng)控制走廊處視頻監(jiān)控器自動(dòng)記錄人員操作畫面；出現(xiàn)人員非法出入檔案室時(shí),視頻監(jiān)控器自動(dòng)錄像、自動(dòng)儲(chǔ)存.

門禁系統(tǒng)包括門管理、卡管理、準(zhǔn)進(jìn)卡設(shè)置,它是一個(gè)可以脫機(jī)獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng),機(jī)房預(yù)警監(jiān)控系統(tǒng)出現(xiàn)任何問題都不會(huì)影響門禁系統(tǒng)的使用.管理人員可以對(duì)進(jìn)出卡的注冊(cè)、授權(quán)、注銷、掛失等操作實(shí)現(xiàn)對(duì)人員進(jìn)出權(quán)限的控制.當(dāng)出現(xiàn)異常情況時(shí),系統(tǒng)具有報(bào)警功能.

檔案的鑒定
  檔案在一定時(shí)期有著重要的歷史意義,但經(jīng)過若干年后,很多檔案已失去原有的價(jià)值,要對(duì)其進(jìn)行重新的鑒定,所以說鑒定是做好檔案工作的重要基礎(chǔ).通過鑒定,對(duì)重要檔案實(shí)施重點(diǎn)保護(hù),確定檔案的保存價(jià)值.對(duì)已失去價(jià)值的檔案經(jīng)過審批鑒定后可進(jìn)行銷毀,從而減輕庫房壓力,緩解檔案裝備少的緊張狀況.
  總之,檔案的保護(hù)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù),要通過各種綜合措施,促使對(duì)檔案保護(hù)工作的高度重視,促進(jìn)檔案工作人員刻苦鉆研、認(rèn)真負(fù)責(zé)地把檔案保護(hù)工作做好,大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命,從而更好地為各項(xiàng)工作服務(wù).

  隨息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生的檔案庫房環(huán)境監(jiān)控管理系統(tǒng),是一款專為保護(hù)檔案庫房而設(shè)計(jì)的多功能遠(yuǎn)程集中監(jiān)控系統(tǒng).通過監(jiān)控檔案庫房?jī)?nèi)溫度、濕度、漏水、煙霧可以起到防潮、防水、防火等效果.當(dāng)溫濕度過高、發(fā)生漏水等狀況時(shí),系統(tǒng)通過發(fā)、、發(fā)郵件、系統(tǒng)彈窗、現(xiàn)場(chǎng)語音或聲光報(bào)警器給管理人員進(jìn)行報(bào)警,讓管理人員可以在短的時(shí)間內(nèi)作出處理措施滿足檔案管理的“八防”要求.通過這一系列的監(jiān)控,使檔案庫房的管理更具科學(xué)化、現(xiàn)代化、性能提高到更高的層面.